Avez-vous besoin d’organiser vos correspondances professionnelles et de différer la remise de vos courriers électroniques ? Voici comment procéder pour un envoi différé dans Outlook. Cela, grâce à l’utilisation des bonnes options pour chaque message et vos signatures. C’est une option qui vous permet de programmer un email au moment opportun pour vos contacts, tout en gardant un contrôle total.

Paramétrer la planification d’un message dans Outlook

La configuration initiale demande quelques clics pour définir la programmation de votre message dans l’interface logicielle de manière efficace.

Accéder aux options de planification

Ouvrez le logiciel Microsoft et cliquez sur nouveau message. Dans le ruban supérieur, sélectionnez les options de rapport. Cette étape prépare l’envoi de votre message dans le fichier d’attente. Vous allez ainsi planifier chaque email sans effort et structurer votre communication quotidienne. Cette manipulation reste simple et ne nécessite aucune compétence technique particulière. 

Sélectionnez la date et l’heure d’envoi

Une fenêtre s’ouvre directement sur votre écran. Vous devez indiquer la date exacte pour l’envoi du message. Choisissez l’heure précise dans le menu déroulant. Validez maintenant pour que le système prenne en compte cette planification. Votre mail partira au moment prévu pour votre destinataire, ce qui optimise vos échanges.

Intégrer vos signatures aux messages programmés

Avant de valider, vérifiez que vos signatures sont bien apposées en bas de page. En effet, ajouter des signatures personnalisées à chaque message garantit une correspondance professionnelle. Vous pouvez modifier cette signature dans les paramètres si nécessaire. L’envoi inclut automatiquement ces signatures pour chaque email envoyé, renforçant votre image de marque.

Automatisez la gestion de vos emails avec une règle

L’application d’une règle permet de traiter plusieurs emails et de gérer vos signatures de manière automatique pour programmer leur envoi différé sans intervention manuelle. 

Créer une règle pour programmer des emails spécifiques

Allez dans le menu fichier et choisissez « gérer les règles ». Créez une nouvelle règle pour appliquer un modèle précis avec vos signatures. Ce modèle contient déjà la programmation de l’envoi. Ainsi, chaque message correspondant suivra cette règle pour votre correspondance globale, sans erreur humaine.

Vérifier la boîte d’envoi pour chaque message en attente

Rendez-vous dans le dossier boîte d’envoi de votre compte Outlook. Vous y verrez chaque message en attente de traitement. Ce dossier conserve l’email jusqu’à la date fatidique. Vous pouvez ouvrir un message pour modifier l’envoi ou ajuster les signatures avant le départ.

Modifier ou annuler un message planifié

Double-cliquez sur le message dans la boîte de traitement. Vous pouvez changer la date d’envoi ou annuler l’opération complète. Si vous annulez, le message retourne directement dans vos brouillons Outlook. Vous pouvez alors réécrire le mail et refaire la planification.

Vérification finale de votre planification

Une dernière vérification assure que votre correspondance se déroule exactement comme prévu lors de l’envoi différé. 

Contrôler l’état de la communication

Assurez-vous que le logiciel Outlook reste ouvert pour l’envoi. Si vous fermez Outlook, le message ne partira pas. La planification nécessite une session active pour déclencher l’envoi du mail vers le destinataire final. Gardez cela en tête pour vos signatures.

Synchroniser la boîte mail sur mobile

Si vous utilisez l’application mobile, la boîte de réception se met à jour régulièrement. Cependant, la programmation d’un message se fait principalement sur le bureau Outlook. Gardez vos ignatures synchronisées pour une communication cohérente lors de l’envoi.

Prenez également le temps de ranger vos options personnelles. Une bonne organisation facilite la création d’un nouveau message. Vous gagnez du temps pour chaque envoi et la gestion quotidienne de vos signatures dans le logiciel Outlook.